Pour offrir une expérience client cohérente, stimuler la productivité de l’équipe et faire évoluer les opérations de votre agence SEO sans accroc, vous avez besoin d’un cadre de procédure opérationnelle standard (SOP).
Ce guide explique pourquoi les SOP sont essentielles pour les agences de référencement et fournit un guide étape par étape sur la structuration d’une telle agence afin d’optimiser les flux de travail. Vous aurez également l’occasion de voir pourquoi certaines SOP d’agence échouent. Creusons.
Que sont les SOP pour les agences de référencement ?
Les procédures opérationnelles standard pour les agences de référencement sont des directives détaillées qui décrivent comment vous effectuez les tâches au sein d’une équipe. Ils couvrent tout, de l’intégration des clients à la livraison du projet. Ces procédures garantissent que chaque étape est cohérente et efficace, ce qui aide votre équipe à accomplir les tâches de la même manière à chaque fois.
Cadre SOP de l’agence SEO
Considérez-les comme un playbook auquel votre équipe peut se référer chaque fois qu’elle doit accomplir une tâche. Ce guide permet de réduire les erreurs en donnant des instructions claires sur ce qu’il faut faire, comment le faire et qui est responsable de chaque étape.
En documentant ces processus, vous créez un système qui permet à votre agence d’évoluer en douceur et de maintenir un travail de haute qualité même si votre équipe s’agrandit.
Par exemple, une POS pour l’intégration des clients peut inclure l’envoi d’un e-mail de bienvenue, la planification d’un appel de lancement et la mise en place d’outils de gestion de projet. Cela garantit que chaque nouveau client reçoit le même service et la même attention, quelle que soit la personne qui gère le processus d’intégration.
La création d’une POS efficace prend du temps et peut être exigeante. Vous pourriez même dire que c’est une tâche ennuyeuse et ardue (et vous auriez raison !), mais les avantages l’emportent de loin sur l’effort.
Voici quelques-uns de ces avantages ci-dessous.
Pourquoi les SOP des agences SEO sont-elles essentielles ?
Des procédures opérationnelles standard correctement documentées pour votre agence de référencement vous aideront à :
1. Améliorer l’efficacité et la productivité
Une POS vous aide à réaliser plus de projets rapidement. Les membres de votre équipe peuvent se concentrer sur les tâches créatives tandis que la SOP s’occupe de l’aspect opérationnel.
2. Réduire le risque d’erreurs
Lorsque tout le monde sait quoi faire et comment le faire, vous gagnez du temps et des risques d’erreurs.
3. Améliorez la collaboration d’équipe
Si vous n’utilisez pas de SOP pour votre agence de référencement, vos opérations internes seront probablement chaotiques. Vous aurez des embouteillages, des retards, des erreurs, de la confusion et des problèmes internes au sein de votre équipe.
Et cela, bien sûr, aura un effet d’entraînement non seulement sur l’expérience globale de votre équipe, mais aussi sur les résultats de vos clients.
4. Maintenir une qualité de projet constante
Lorsque chaque membre de l’équipe suit les mêmes étapes pour chaque tâche, vous pouvez être sûr que chaque projet répond aux mêmes normes élevées.
5. Évoluez en toute transparence
C’est peut-être le cas, mais faire évoluer une agence de référencement n’est pas sorcier. Lorsque votre processus de travail est efficace, il y a un minimum d’erreurs et la collaboration d’équipe est excellente. Il y a un flux constant de qualité de projet, et la mise à l’échelle est facile.
Plus important encore, les nouveaux membres de l’équipe peuvent facilement s’intégrer à votre système de travail sans dépendre des membres seniors ou des connaissances individuelles.
Alors, comment créer des SOP qui maintiennent les opérations de référencement de votre agence ?
Guide étape par étape pour créer des procédures opérationnelles standard efficaces pour une agence de référencement
Nous savons ce qu’est une SOP d’agence SEO axée sur les résultats parce que nous avons géré des processus de référencement complexes, amélioré la productivité de notre équipe et évolué plusieurs fois.
Voici notre stratégie simple à mettre en œuvre pour créer des SOP d’agence SEO qui fonctionnent :
Guide étape par étape pour créer des SOP d’agence SEO
1. Impliquez les membres de l’équipe
Vous ne pouvez pas créer de SOP efficaces pour votre agence de référencement sans une documentation appropriée et collective du rôle et des responsabilités de chaque membre de l’équipe.
Digital Web Solutions a partagé une étude de cas sur la façon dont une agence de référencement n’a pas pu augmenter ses ventes et améliorer la satisfaction de ses clients pendant deux ans en raison de processus chronophages, d’opérations de référencement restreintes et d’une incapacité à répondre aux clients.
Après une analyse approfondie, le chef de l’exploitation savait que la solution à leur problème était de créer des procédures opérationnelles normalisées.
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Matt Ross, directeur des opérations chez Hozio, a discuté de l’importance des SOP dans le développement de leur agence de référencement sur le podcast Keyword.com. |
Pour commencer, chaque membre de l’équipe, des stratèges aux gestionnaires de clients et même aux chefs de département, a documenté ses activités quotidiennes. Ils ont capturé l’ensemble de leur flux de travail, puis ont identifié les processus de référencement fondamentaux.
Cela nous amène au point suivant.
2. Identifier les processus SEO de base et définir les résultats souhaités
Désormais, vous avez les tâches de toute l’équipe soumises sur votre bureau ou envoyées sur votre disque. Tamisez le bon grain de l’ivraie en suivant le principe de Pareto.
Mettez en évidence les 20 % de processus qui produisent 80 % de vos résultats. Ce sont les processus les plus percutants qui donnent de vrais résultats.
Par exemple, une agence de référencement doit donner la priorité à la recherche de mots-clés, à la création de contenu, au référencement sur la page, aux audits techniques de référencement, aux rapports de performance et à d’autres processus remarquables qui définissent son service.
Ensuite, identifiez les tâches qui sont :
- Répétitif : par exemple, suivre et rendre compte du trafic organique, réaliser régulièrement des audits techniques SEO, etc.
- Besoin urgent de délégation : identifiez les tâches qui nécessitent des correctifs immédiats, tels que les problèmes techniques de référencement ou l’intégration de nouveaux membres de l’équipe.
- Impliquez plusieurs membres de l’équipe : privilégiez les opérations qui nécessitent l’implication de plusieurs membres de l’équipe afin que chacun sache quoi faire et comment le faire.
- Impactez significativement l’efficacité de votre équipe et les résultats clients : ce sont vos opérations SEO à 20 % qui donnent des résultats à 80 %.
Maintenant, définissez le résultat souhaité de chaque processus de référencement de base.
Par exemple, dans le référencement sur page, l’objectif est d’optimiser les pages Web individuelles afin que les moteurs de recherche et les utilisateurs comprennent de quoi il s’agit et comment elles se rapportent à des requêtes de recherche spécifiques.
Une fois ceux-ci en place, vous avez préparé le terrain pour les SOP de votre agence de référencement.
| Remarque : créez des procédures opérationnelles standard pour tous vos processus de référencement de base. |
3. Identifiez les meilleures pratiques et les tâches actuelles qui vous ralentissent
Les membres de votre équipe sont mieux équipés que quiconque pour mettre en évidence les meilleures pratiques et les goulets d’étranglement de vos opérations de référencement. Ils travaillent quotidiennement sur les comptes des clients et savent ce qui fonctionne et ce qui freine les choses.
Demandez-leur de donner un rapport honnête sur les meilleures stratégies qui ont donné des résultats positifs. Il peut s’agir de techniques qui ont amélioré le classement des clients sur le site, de pratiques qui ont permis de gagner du temps sans sacrifier la qualité ou d’actions qui ont amélioré la collaboration d’équipe.
Demandez également une liste de pratiques qui limitent l’efficacité et la productivité du travail. Il peut s’agir de l’exécution manuelle de tâches répétitives ou d’une utilisation insuffisante des outils de référencement.
Allez plus loin en réfléchissant à l’unanimité aux causes profondes de ces problèmes et en documentant le tout.
4. Décomposez chaque processus en tâches spécifiques
Une fois que vous avez identifié les processus de base et les meilleures pratiques de votre agence de référencement, il est temps d’élaborer vos SOP.
Décomposez chaque processus en tâches spécifiques et exploitables en disséquant chaque processus en étapes gérables que votre équipe peut suivre de manière cohérente.
Commencez par énumérer toutes les étapes requises pour chaque tâche. Couvrez minutieusement tous les détails, y compris les outils à utiliser, les membres de l’équipe impliqués et les prochaines actions à entreprendre une fois l’achèvement terminé.
Nous vous recommandons d’interroger quelques membres de l’équipe pour identifier les questions qui peuvent survenir pendant le travail. Ensuite, incluez correctement les réponses à ces questions en tant qu’étape concrète dans vos SOP.
Traitez votre POS comme un guide qui guide un membre à travers le pont de solutions.
Par exemple, si vous créez une procédure standard pour le suivi du classement des mots-clés, vos étapes peuvent inclure :
- Inscrivez-vous à Keyword.com et accédez au tableau de bord
- Entrez l’URL du site Web du client pour commencer à configurer le suivi SEO.
- Entrez ou importez en bloc les mots-clés du client que vous souhaitez suivre.
- Configurez des paramètres de suivi tels que l’emplacement, la langue et l’appareil. Pour le référencement local, spécifiez le code postal et ajustez les paramètres si nécessaire.
- Utilisez le tableau de bord pour surveiller le classement des mots-clés, les positions dans les SERP, l’intention de recherche, le volume et le coût par clic.
- Si nécessaire, connectez le compte Keyword.com à des outils tels que Google Search Console, Looker Studio ou Analytics pour une visualisation plus complète des données.
- Utilisez les fonctionnalités de création de rapports de Keyword.com pour générer et partager des rapports avec le responsable du marketing de contenu et d’autres membres de l’équipe.
5. Utilisez différents formats pour les SOP
Aucune loi n’exige que toutes les POS soient des documents écrits. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un plan qui maintient un flux de travail fluide et des résultats de qualité, que ce soit au format écrit ou visuel.
Voici différents formats pour créer votre SOP d’agence SEO :
- Documents écrits : instructions détaillées avec captures d’écran et exemples.
- Checklists : listes simplifiées pour les tâches de routine.
- Organigrammes : représentations visuelles de processus avec points de décision.
- Vidéos ou enregistrements d’écran : démonstrations vidéo de tâches à l’aide d’outils ou de plateformes spécifiques.
Formats SOP de l’agence SEO
Si vous n’avez pas le temps de créer un document écrit, enregistrez une vidéo de vous-même ou du chef d’équipe en train d’effectuer la tâche tout en expliquant chaque étape. Ensuite, transcrivez la vidéo à l’aide de ChatGPT, éditez-la, et le tour est joué ! Cette stratégie vous fait gagner du temps et vous aide à créer votre POS dans un format de contenu différent.
Vous pouvez également joindre l’enregistrement vidéo à votre document écrit pour une meilleure compréhension.
| Remarque : si vous travaillez avec un document écrit, vous avez besoin d’une structure SOP claire. Il doit inclure le titre, l’objectif, la portée, les rôles et responsabilités, le processus étape par étape et les documents à l’appui. |
6. Mettre en œuvre des mesures de contrôle de la qualité
Ensuite, il faut créer un système où les membres de l’équipe suivent les SOP et maintiennent des résultats de qualité.
Pour y parvenir, vous pouvez utiliser des mesures de contrôle de la qualité. Il s’agira notamment de mettre en place des freins et contrepoids pour éviter les erreurs et maintenir l’intégrité de votre travail.
Tout d’abord, identifiez les différents points de votre processus de référencement qui nécessitent une évaluation de la qualité. Par exemple, dans la création de liens, l’autorité du site Web et le placement des liens sont des domaines où l’évaluation de la qualité est cruciale.
Ensuite, définissez ce qu’est la qualité à différents points de contrôle de vos processus de référencement.
Par exemple, « le lien doit provenir d’une source pertinente et faisant autorité dans le créneau du client » ou « le texte d’ancrage doit être descriptif et pertinent pour la page de lien et la page sur laquelle elle se trouve ».
Ensuite, créez des listes de contrôle de la qualité. Ces listes de contrôle sont des questions permettant de vérifier la qualité des livraisons à différents points de contrôle du processus de référencement.
Pour la création de liens, vous pouvez avoir :
Liste de contrôle préalable à la sensibilisation
- Le site cible est-il pertinent pour le secteur d’activité du client ?
- A-t-il un bon Trust Flow et un faible score de spam ?
Liste de contrôle après la sensibilisation
- L’e-mail de sensibilisation a-t-il été personnalisé ?
- Avons-nous fait un suivi approprié s’il n’y avait pas de réponse ?
Enfin, vous devez établir un processus de révision dans le cadre duquel les membres de l’équipe et les chefs de projet vérifient chaque travail par rapport à la liste de contrôle de qualité avant qu’il ne soit finalisé.
7. Gardez les SOP accessibles
Vous devez disposer d’une base de connaissances centralisée où vous conservez vos SOP pour une accessibilité facile.
Les nouvelles recrues peuvent facilement vérifier les SOP pertinentes à leurs rôles et circuler avec les membres de l’équipe senior sans chaos.
8. Mettez régulièrement à jour vos SOP
Utilisez un journal des opportunités d’amélioration pour noter les erreurs dans votre processus de référencement, les changements dans les besoins des clients, les nouveaux outils, les mises à jour de l’algorithme et les meilleures pratiques.
Ces données vous aideront à affiner régulièrement vos SOP et à améliorer votre flux de travail.
Voyons maintenant pourquoi les SOP de certaines agences de référencement ne fonctionnent pas.
Pourquoi les SOP des agences de référencement ne fonctionnent-elles souvent pas ?
Imaginez ceci :
James a rejoint une agence de référencement en tant qu’expert technique SEO interne. Le premier jour, son manager lui a remis un épais document SOP.
« Suivez ceci, et tout ira bien », a dit le directeur.
Il a étudié le document en profondeur. Mais s’est rapidement heurté à des obstacles. Les clients avaient des besoins uniques et les outils mentionnés dans la POS étaient désuets. Sans compter que les processus étaient trop rigides.
Chaque fois qu’il demandait à un collègue plus âgé, celui-ci répondait : « Oui, nous ne suivons pas vraiment cette partie. »
En quelques semaines, il s’est rendu compte que la POS était plus une formalité qu’un véritable guide.
Alors, pourquoi de nombreuses SOP d’agences de référencement échouent-elles ?
- Des processus obsolètes : ce qui a fonctionné l’année dernière peut être inutile aujourd’hui. Si une POS n’est pas régulièrement mise à jour, elle devient un obstacle au lieu d’un guide.
- Certaines POS sont trop rigides : Le référencement n’est pas un jeu unique. Certains clients ont besoin de plus de liens. D’autres ont besoin de corrections de contenu. Une POS rigide qui impose les mêmes étapes pour chaque projet ne fonctionnera tout simplement pas.
- La théorie plutôt que l’aspect pratique : certaines POS sont rédigées par des managers qui ne font pas le travail quotidien. Ils ont l’air bien sur le papier, mais ne peuvent pas relever les défis du monde réel, tels que les changements constants d’algorithme de Google, l’indexation incohérente ou même les clients qui ne changent pas les mauvaises structures de site.
- Pas de place pour la créativité : les SOP de votre agence SEO doivent s’occuper de vos aspects opérationnels pendant que les membres de l’équipe s’occupent des tâches créatives. Les membres de votre équipe ont besoin de flexibilité et ne doivent pas se limiter à une liste de contrôle qui tue la créativité.
- Ils ignorent les besoins spécifiques des clients : une entreprise locale n’a pas besoin de la même stratégie de référencement qu’une boutique en ligne. De nombreuses SOP d’agences de référencement supposent que tous les clients sont les mêmes, ce qui affecte la réussite du projet.
- Les outils et les tactiques changent rapidement : Les outils de référencement mettent à jour leurs fonctionnalités, Google déploie de nouvelles mises à jour d’algorithmes plusieurs fois par an et les stratégies de référencement changent. Si les SOP ne s’adaptent pas, elles deviennent inutiles.
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